19.06.2017 - Erweiterung der mafis-Schnittstelle

Alle Buchungen - nicht nur die bezahlten - an die Kasse übertragen

Status vor der Erweiterung

Bislang wurden nur Buchungen über die Schnittstelle an die Kasse übertragen, wenn sie (manuell oder automatisch) als "bezahlt" markiert waren. Als "bezahlt" galten in erster Linie Zahlungen, die durch externe Zahlungsdienstleister wie Payone oder durch Paypal, Kreditkarte etc. abgewickelt wurden. Buchungen auf Rechnung oder Lastschrift dagegen wurden zunächst als "nicht bezahlt" betrachtet, da die Zahlung in der Regel erst einige Tage nach der Buchung erfolgt. Es erfolgte keine Weitergabe dieser Buchungen an die Kasse, was zur Folge hatte, dass - bei automatischer Weitergabe der Buchungssätze an die Buchhaltung - nicht jeder eingehenden Zahlung eine Buchung gegenüberstand.

Status nach der Erweiterung

Nun können Sie einstellen, dass auch zunächst "unbezahlte" Buchungen - etwa die auf Rechnung oder Lastschrift - automatisch an die Kasse übergeben werden.

Im Falle einer automatischen Übertragung der Buchungssätze von der Kasse an die Buchhaltung hat dies den folgenden großen Vorteil: Die Buchhaltung erhält Informationen zu jeder eingegangen Buchung. Egal, ob diese bezahlt oder noch nicht bezahlt ist. Somit kann sie die eingehenden Zahlungen viel leichter zuweisen.

So können Sie die neue Funktion nutzen

Wählen Sie aus, ob und ab wann auch nicht bezahlte Buchungen an die Kasse übergeben werden sollen.

Wenn Sie diese neue Option nutzen möchten, nehmen Sie bitte die folgenden Schritte vor:

Rufen Sie „Einstellungen“->“Zahlmethoden“->“mafis“ auf
Wählen Sie die Checkbox „unbezahlte Buchungen automatisch an Kasse übertragen“ aus
Hinterlegen Sie das entsprechende Startdatum der automatischen Übertragung.

Dies ist hilfreich, damit ggf. ältere Buchungen, die bereits manuell in die FiBu übernommen worden sind, nicht ein zweites Mal übertragen werden. Idealerweise stellen Sie diese Option z.B. auf den 01.07.2017 ein, so dass ab dem 01.07.2017 auch die unbezahlten Buchungen automatisch an mafis übertragen werden.

Was geschieht bei manuellen Übertragungen?

Beispiel:
Ein Kunde möchte eine Buchung per Rechnung an der Kasse zahlen.
Sie rufen diese Buchung unter "Offene Bestellungen" auf, um sie manuell an die Kasse zu übertragen.

Das System erstellt zunächst ein Storno der ursprünglichen Buchung in der Kasse.
Nun wird ein neuer Buchungsdatensatz generiert (Kassenzahlung).
Dieser neue Datensatz wird über die Schnittstelle an die Kasse übertragen.
Von dort geht die Information weiter zur Buchhaltung.
Die Zahlung an der Kasse wird korrekt verbucht. Es gibt keine offenen Posten „per Rechnung“ mehr.

Möchten Sie diese Funktion nicht nutzen?

Die Erweiterung der mafis-Schnittstelle ist optional. Wenn Sie diese Option für „unbezahlte Rechnungen“ nicht nutzen möchten, so müssen Sie nichts unternehmen, denn dann läuft die Schnittstelle nach wie vor wie gewohnt weiter.