BÄDER SUITE - allgemeine Fragen
Bestellungen - Zahlungserinnerung bei offenen Bestellungen
Bei "kritischen" und "offenen Bestellungen" hat man die Möglichkeit, dem säumigen Kunden eine Zahlungserinnerung zu senden.
Unter den Menüpunkten "offene Bestellungen" & "kritische
Bestellungen" ist es möglich, Zahlungserinnerungen über das System zu
versenden. Den Text, der an die Kunden gesendet wird, kann unter "Klick
auf Ihren Namen-> Einstellungen-> Kommunikation" eingesehen und
evtl. abgeändert werden.
Um den Überblick zu behalten, welcher Kunde evtl.
schon einmal benachrichtigt wurde, wurde angefragt, ob es möglich wäre,
eine Markierung vorzunehmen, wer bereits eine Zahlungserinnerung
erhalten hat.
Sobald eine Zahlungserinnerung an den Kunden gesendet wurde,
erscheint "neben dem Zahlstatus" ein I-Icon. Fährt man mit der Maus über
dieses Icon, erhält man die Information, wann die letzte Erinnerung
geschickt wurde, und ob diese schon mehrmals versendet wurde.
Bestellungen - Notizfeld farblich hervorheben
Es wurde angefragt, ob man das Notizfeld, welches man auf der
Bestelldetailseite angezeigt bekommt, wenn man es gefüllt hat, farblich
hervorheben kann.
So könnte eine farbliche Hervorhebung des Notizfeldes auf der
Bestelldetailseite zukünftig aussehen. Zu erkennen ist auch in der
linken Spalte, dass für diese Bestellung schon eine Zahlungserinnerung
verschickt wurde.
Bestellungen - Warenkorb vs. kritische Bestellungen
Manchmal ruft ein Kunde im Bad an und teilt dem Mitarbeiter am
Telefon mit, dass er seine Bestellung nicht zu Ende ausführen konnte. Er
bittet den Mitarbeiter die Bestellung für ihn abzuschließen. Möchte der
Badmitarbeiter den Kunden dann einbuchen, erscheint der Hinweis, dass
der Kunde schon in dem Kurs eingebucht ist.
Was ist passiert?
Hier gibt es zwei Szenarien.
1.
Die Bestellung wurde vom Kunden nicht abgeschlossen ("Zahlungspflichtig
bestellen" wurde nicht angehakt) und sie befindet sich noch im
Warenkorb des Kunden
2. Die Bestellung wurde vom Kunden
abgeschlossen, aber die Bezahlung beim Zahlungsanbieter hat nicht
funktioniert (Kritische Bestellung).
Bestellung liegt noch im Warenkorb
- Liegt
die Bestellung noch im Warenkorb des Kunden können Sie diese nicht
"übernehmen". Entweder löscht der Kunde die Position (Kurs,
Veranstaltung, Anwendung) aus seinem Warenkorb, oder Sie warten, bis die
Position nach einer Stunde automatisch aus dem Warenkorb gelöscht wird
(Gutscheine & Mehrfachkarten sind davon nicht betroffen).
Bestellung liegt als kritische Bestellung vor
- Hat
der Kunde die Bestellung vollzogen (zahlungspflichtig bestellen) und
ist beim Zahlungsanbieter an der Bezahlung gescheitert, wird er nach dem
Abbruch beim Zahlungsanbieter zurück auf die Seite der BÄDER SUITE
geleitet. Dort hat er die Möglichkeit, die Bestellung mit der gleichen
Zahlmethode noch einmal auszuprobieren (Erneut versuchen), die
Bezahlmethode zu ändern (Bezahlmethode ändern - z.B. Mastercard statt
Maestro) oder die Zahlung abzubrechen (Zahlung abbrechen und Bestellung
stornieren) und dabei den Platz für andere Kunden wieder freizugeben.
Anregungen aus dem Publikum im Bereich "Bestellungen"
Es wurde angefragt, ob man die Buttons (z.B. "Zur Kasse") während
des Bestellprozesses
optisch hervorheben könnte, da die ältere Kunden oft überfordert sind,
und eine visuelle Hilfe im Checkoutprozess freudig annehmen würden.
- Diese Idee nehmen wir gerne in unsere Featurewunschliste mit auf.
Bei
einer "kritischen Bestellung" wissen die Kunden oftmals nicht, dass Sie
den Kurs oder eine Veranstaltung rechtmäßig gebucht haben, und
verpflichtet sind die Bestellung über die Bezahlung abzuschließen. An
dieser Stelle würde man sich freuen, wenn wir dem Kunden einen
prägnanten Hinweis geben könnten, dass sie etwas bestellt, aber noch
nicht bezahlt haben.
- Herr
Michel hatte die Idee, dem Kunden einer "kritischen" Bestellung nach
einer gewissen Zeit (z. B. 20 Minuten) eine Nachricht zu senden, dass er
einen "verlassenen Warenkorb" hat und die Bestellung abschließen
sollte.
Außerdem
wurde angefragt, ob es nicht möglich sei, in der Liste, in der alle
Bestellungen zu finden sind, die Kurse anzeigen zu lassen, die in der
Bestellung gebucht wurden. Hintergrund ist, dass man schauen möchte, ob
alle Teilnehmer bezahlt haben.
- Da
ein Kunde mehrere Positionen in einer Bestellung zu vereinen (Kurse,
Gutscheine, Anwendungen, Veranstaltungen& E-Tickets) ist es nicht
möglich alle Positionen dort aufzulisten. Dies würde die Liste
unüberichtlich machen. Deshalb denken wir darüber nach, in den
Kursdetails einen Sprung zu den Bestellungen zu implementieren, der nur
noch die bestellungen auflistet, in denen der gewählte Kurs als Position
hinterlegt wurde.
Einstellungen - Zahlmethoden
Es wurde angemerkt, dass es schon mal vorgekommen ist, dass man den Hinweis "Keine gültige Zahlmethode" erhalten hat.
Wann kann das passieren?
Es gibt zwei unterschiedliche Möglichkeiten, wo dieser Hinweis angezeigt werden kann.
Mitarbeiter:
Wenn ein Mitarbeiter diesen Hinweis angezeigt bekommt, wurde den Mitarbeitern evtl. keine Zahlmethode zugewiesen.
Gehen
Sie ausschließlich über eine Kassenschnittstelle in die BÄDER SUITE,
benötigen Sie keine weitere Zahlungsart für die Mitarbeiter anzulegen.
Buchen
Sie jedoch am Arbeitsplatz schon mal einen Kurs für einen Kunden um,
müssen Sie den Mitarbeitern eine Zahlungsart zuweisen.
Kunde:
Wird
dem Kunden dieser Hinweis angezeigt, haben Sie womöglich einem Modul
keine Zahlmethoden zugewiesen. Nachdem Sie die Zugangsdaten des
Zahlungsanbieters in der BÄDER SUITE eingetragen haben, müssen Sie den
einzelnen Modulen noch mitgeben, welche der angelegten Zahlungsarten für
das entsprechende Modul "eingeschaltet" werden sollen. Bei Gutscheinen
empfiehlt es sich z.B. Lastschrift nicht anzubieten. Haben Sie mehrere
Module gebucht und die angehakten Zahlmethoden unterscheiden sich in
diesen Modulen, werden, wenn man aus jedem Modul ein Produkt im
Warenkorb liegen hat, nur die Zahlmethoden angezeigt, die für alle
dieser Module gültig sind. Das bedeutet in diesem Beispiel, dass bei
einem Warenkorb, der mit einem Kurs und einem Gutschein befüllt ist,
Lastschrift als Zahlmethode nicht angeboten wird.
Unter dem Menüpunkt "Klick auf Ihren Namen-> Einstellungen->
Auswahl des Moduls-> Zahlmethoden" haken Sie die zuvor eingetragenen
Zahlmethoden für das entsprechende Modul an.
Anregungen aus dem Publikum im Bereich "Zahlmethoden"
Einige Personen aus dem Publikum berichteten, dass es manchmal
vorkommt, dass eine Zahlung vom Zahlungsdienstleister zurückgefordert
wird. Angefragt wurde, ob man dies in der BÄDER SUITE anzeigen lassen
könnten.
- Leider
ist dies nicht möglich, da wir vom Zahlungsdienstleister die
Informationen, dass eine Zahllung zurückgefordert wurde, nicht
zurückgespielt bekommen.
Kunden - Recht auf Vergessenwerden - DSGVO
Es wurde angemerkt, dass man Kunden, die zwei Jahre keinen Kurs/
keine Veranstaltung gebucht haben, löschen kann. Nun wurde nachgefragt,
ob man eine Liste aller Kunden aus der BÄDER SUITE als Excelliste
herausfiltern kann, die in den letzten 2 Jahren keine Bestellung mehr
getätigt haben.
An dieser Stelle möchten wir Ihnen unser CRM-Modul empfehlen.
Im
CRM-Modul können Sie Ihren Kundenstamm nach beliebigen Kriterien
filtern. Vielleicht möchten Sie ja nicht nur sehen, welche Kunden Sie
löschen können, sondern Sie möchten auch alle weiblichen Kunden
heraussuchen lassen, die Sie zur Ladys Night im Saunabereich einladen
möchten?
Mithilfe des CRM-Moduls können Sie Zielgruppen, Mailings und Kampagnen für Ihre Newsletter zusammenstellen.
Hier sehen Sie wie man eine Zielgruppe anlegt, die alle Kunden
zusammenstellt, die seit 2 Jahren keine Bestellung mehr in der BÄDER
SUITE getätigt haben. Sie können die Liste exportieren und in Ihre
Newslettertool einfügen.
Feiertage & Schließungszeiten
Wir wurden gefragt, wieso es manchmal vorkommt, dass Kurstermine in den Schließungszeiten liegen.
An dieser Stelle gibt es mehrere Gründe, warum es zu solch einem Phänomen kommen kann.
1. Nachdem die Schließungszeit angelegt wurde, wurden die Termine nicht neu berechnet
- Jedesmal,
wenn man eine Ferienzeit, eine Schließungszeit oder eine
Schließungszeit für Bereiche eingetragen oder geändert hat, muss man die
Termine neu berechnen.
Nachdem Sie eine neue Ferien- oder Schließungszeit eingetragen haben,
wird Ihnen oberhalb der Eintragungen dieser Hinweis angezeigt.Sie
müssen nach jeder Änderung den Button "Termine neu berechnen" klicken,
damit die Termine im Kalender angepasst werden.
Buchhaltung
Bei vielen Bädern wird die Buchhaltung von einer separaten
Abteilung gemacht. Diese benötigen eine Zusammenfassung aller
Bestellungen, um diese mit den Zahlungseingängen zu vergleichen. Wichtig
ist häufig auch der "Leistungszeitraum". Wir wurden gefragt, wie die
Buchhaltung am besten an diese Zahlen kommt.
Der
einfachste Weg ist, den Damen und Herren aus der Buchhaltung eine
separates Mitgliedskonto zu erstellen. Dann müssen Sie nicht jeden Monat
daran denken, der Buchhaltung den Export zuzuschicken. Wir haben die
Rolle "Buchhaltung" schon mit den benötigten Rechten angelegt, so dass
Sie die Mitarbeiter nur noch dieser Rolle zuweisen müssen. Nachdem sie
den Mitarbeiter (mit einer gültigen E-Mail-Adresse) angelegt haben,
erhält dieser eine Registrierungs-E-Mail und kann sich nach Abschließen
der Registrierung eigenständig in die BÄDER SUITE einloggen.
Bestellexport:
Unter dem Menüpunkt "Bestellungen-> Bestellungen" werden alle Bestellungen aufgelistet.
Oberhalb der Liste befindet sich eine Filtermöglichkeit.
Wenn
Sie eine Auswertung „aufgeschlüsselt nach Produkten (inkl.
Stornierungen)“ erzeugen möchten, geben Sie in den Filtern zuerst die
Zeitspanne unter „Zahlungseingang“ ein und klicken auf „Suchen“ bevor
Sie den Export starten. Alle Bestellungen aus der BÄDER SUITE, die in
dem eingegebenen Zeitraum bezahlt wurden, werden in der Excel-Liste
aufgelistet (inkl. Stornierungen).. In dieser Excelliste wird auch der
"Leistungszeitraum angezeigt".
Unter dem Menüpunkt "Bestellungen-> Bestellungen" werden Ihnen
alle Bestellungen angezeigt. Nachdem Sie die Filter benutzt haben und
auch "suchen" geklickt haben, können Sie die Bestellungen für den
gewählten Zeitraum exportieren. Klicken Sie dazu auf "Bestellungen
exportieren-> aufgeschlüsselt nach Produkten (inkl. Stornierungen)"
Zahlungsdienstleister BS-Payone - Detaillierte Übersicht aller Zahlungen
Letzte Woche haben wir vom Zahlungsanbieter BS-Payone die
Mitteilung erhalten, dass es neben der Zusammenfassung der
Zahlungsübersichten (als PDF) eine weitere detaillierte Auswertung als
.csv-Datei gibt, in der alle Zahlungen inkl. der abgezogenen Gebühren
etc. und der tatsächlich überwiesenen Endsumme für jede einzelne
Transaktion ersichtlich sind.
Eine Anleitung,
an welcher Stelle dies im Bereich Reporting & Export des PAYONE
Merchant Interface (PMI) zu finden ist, lassen wir gerne unseren
BS-Payone-Kunden zukommen.
